Những phẩm chất của nhà lãnh đạo

– Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác.
– Khả năng khơi dậy sự tự tin.
– Tính kiên định
– Tính đáng tin cậy.
– Lòng chính trực.
– Một quá trình phấn đấu và thành công.
– Công bằng.
– Biết lắng nghe.
– Nhất quán.
– Quan tâm chân thành đến người khác.
– Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể.
– Đánh giá công trạng đúng người.
– Sát cánh bên tập thể.
– Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể.

Hầu hết những phẩm chất trên đều có thể học được hay rèn luyện được, ngoại trừ tính kiên định và quan tâm đến người xung quanh một cách chân thành.

Hai phẩm chất này là điều kiện tiên quyết của một nhà lãnh đạo.

Bạn ắt sẽ ngạc nhiên khi biết rằng một số phẩm chất khác như tính đáng tin cậy và tính chính trực có thể học được. Có lẽ bạn sẽ không tin điều này. Hơn nữa là ít có trường lớp nào dạy chúng ta “tính công bằng” và “tính nhất quán”. Những phẩm chất này được xem như là tính cách của mỗi người, chẳng hạn như bạn được xem là người đáng tin cậy hoặc không đáng tin cậy.

Tuy nhiên chúng ta cần xem xét vấn đề ở nhiều khía cạnh khác. Thông thường, chỉ đến lúc ở vào một tình huống nào đó thì những phẩm chất trên mới bộc lộ ra. Rất nhiều người vẫn tỏ ra không tin rằng những “phẩm chất cá nhân” này có thể học được, hoặc rèn luyện được.

Học như thế nào?

A – Sự tin cậy: Người đáng tin cậy là người mà người khác có thể tin tưởng được.

Họ là người mà lời nói và việc làm lúc nào cũng đi đôi với nhau. Một người lãnh đạo đáng tin cậy sẽ giữ đúng lời khi hứa khen thưởng cho tập thể, luôn ở cạnh nhân viên khi nhân viên cần. Một người trở nên đáng tin cậy khi họ biết người khác kỳ vọng điều đó ở họ.

B – Chính trực: là sự trung thực và ngay thẳng, đó còn là sự tôn trọng những quy tắc đạo đức. Một người lãnh đạo chính trực là người không gian lận và luôn đi theo lý tưởng của họ. Nếu phải chọn ra một phẩm chất của người lãnh đạo mà mọi người quý trọng thì đó chính là tính chính trực.  Để được tập thể quý trọng, bạn cần phải trung thực với họ và cho họ thấy rằng bạn luôn quan tâm đến lý tưởng nào đó.

C – Công bằng: Để cư xử công bằng, bạn cần phải công tâm và không thiên vị trong cách cư xử với người khác. Sự bất công luôn là nguyên nhân dẫn đến sự bất bình trong nội bộ. Khó mà có thể công vằng trong việc cư xử với tất cả mọi người. Ít ai trong chúng ta lúc nào cũng công bằng. Điều mà người khác có thể mong đợi là bạn sẽ cố gắng để cư xử một cách công bằng nhất.

D – Tính nhất quán: Ở một khía cạnh nào đó, tính nhất quán rất gần với tính chính trực. Điều này có nghĩa là không dao động, không thay đổi, giữ vững lập trường của bạn trước mọi hoàn cảnh. Ở góc độ quản lý, tính nhất quán liên quan chặt chẽ với việc ra quyết định. Một người có khuynh hướng hay dao động trước những quan điểm và ý kiến khác nhau thì khó có thể học cách trở nên nhất quán được.

Ra quyết định là quá trình:

1. Xác định vấn đề.

2. Thu thập thông tin.

3. Đưa ra các giải pháp.

4. Chọn giải pháp tối ưu.

5. Thực thi quyết định

6. Đánh giá kết quả.

Những người không nhất quán thường tỏ ra lúng túng ở bước 4 và 5. Thông thường là do họ đã không dành đủ thời gian và nỗ lực cho bước 1 và 2.

Để có thể nhất quán khi ra quyết định, bạn cần phải nắm thật rõ vấn đề, thu thập thông tin và ý kiến trước khi ra quyết định.

Nói tóm lại, chúng ta đã xác định được một số phẩm chất của một người lãnh đạo, và chỉ ra được rằng chúng ta có thể học hoặc rèn luyện được tất cả hay gần như tất cả những phẩm chất này.

(Dựa theo Business Edge)

Trách nhiệm của người lãnh đạo

Người ta mong đợi rất nhiều ở người lãnh đạo. Nếu bạn đã từng là người lãnh đạo thì bạn sẽ hiểu rằng mọi người mong muốn bạn là người có tài xoay xở và làm việc độc lập. Khi công việc không thuận lợi, bạn phải gánh lấy trách nhiệm, và khi thành công thì các thành viên trong nhóm phải được khen thưởng.

Trách nhiệm thứ 1: Đối với công việc

Đạt được mục tiêu công việc là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo nhóm, bởi vì công việc được phân công là lý do để các tổ nhóm tồn tại: tất cả những yếu tố khác chỉ là yếu tố phụ.

Trách nhiệm thứ 2: Đối với từng cá nhân

1. Hỗ trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong nhóm

Khi bạn là thành viên của một nhóm, một trong những điều quan trọng nhất là bạn không đơn độc. Trong một nhóm họat động tốt, mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi sự hỗ trợ và khích lệ từ những thành viên khác. Nói một cách rõ hơn, người lãnh đạo nhóm luôn sẵn sàng và có thể giúp đỡ, hướng dẫn và hỗ trợ các cá nhân trong nhóm. Điều này đòi hỏi cách tiếp cận tích cực và chia sẻ hơn bất kỳ kỹ năng quản lý nào khác.

2. Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng cá nhân

Một công việc quá dễ sẽ dẫn đến cảm giác nhàm chán và thái độ xem nhẹ công việc. Một công việc quá khó vượt quá khả năng của mình thì lại làm người ta mất tự tin và không vui với công việc. Một công việc lý tưởng sẽ thử thách cá nhân, và mang lại cho cá nhân cảm giác hưng phấn và chiến thắng khi đạt được thành công trong công việc.

3. Giải thích rõ vai trò của từng cá nhân đối với công việc chung của nhóm

“Tôi là ai? Vị trí nào phù hợp với tôi? Tôi sẽ phải làm gì? Theo hướng nào?” Đó là những câu hỏi mà các cá nhân trong nhóm sẽ đặt ra khi họ không biết rõ vai trò của họ trong nhóm.

4. Đánh giá cách thực hiện công việc của từng cá nhân. 

Việc đánh giá có thể xem là công việc chính của người lãnh đạo.

5. Bảo vệ (khi cần thiết) mỗi cá nhân trong nhóm trước người khác, hoặc ngay cả trước các cá nhân khác trong nhóm, và đôi khi là trước chính bản thân họ:
– Hạn chế các lời nói làm thương tổn người khác.
– Xóa bỏ việc phân chia bè phái.
– Bảo vệ các cá nhân trong nhóm trước những chỉ trích từ bên ngoài.
– Khuyến khích những cá nhân có kinh nghiệm giúp đỡ và hướng dẫn cho những cá nhân đang cố gắng tự lực.

Trách nhiệm thứ 3: Đối với cả nhóm

1. Bày tỏ tâm huyết đối với nhóm
2. Lập ra và thỏa thuận các mục đích, mục tiêu chung và cụ thể để mọi người biết được những gì cần làm và tại sao lại cần phải làm.
3. Bảo đảm các tiêu chuẩn và chuân mực chung của nhóm luôn được duy trì.
4. Hỗ trợ cho nhóm khi gặp khó khăn

Ngoài ra người lãnh đạo còn có trách nhiệm liên quan đến mối quan hệ của nhóm với các nhóm khác. Thông thường là:
– Đại diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp trên.
– Đại diện cho lãnh đạo cấp trên trước nhóm.
– Phối họp với các nhóm khác hoặc các bộ phận khác.

Bản lĩnh trong phòng họp

Không ít lần bạn rời khỏi phòng họp trong tâm trạng ấm ức vì chưa kịp trình bày ý kiến, hay chưa hài lòng về thái độ mình đã thể hiện. Hãy dành sự tập trung để bắt đầu chuẩn bị cho kế hoạch thay đổi tình thế cho cuộc họp tiếp theo.

Làm sao để tự tin phát biểu trong các cuộc họp? Làm cách nào để trình bày ý kiến đúng cách thu hút sự tham gia góp ý thảo luận của mọi người?… Những câu hỏi chưa phải là khó trả lời nếu có những gợi ý sau:

Chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ và nắm được toàn bộ những vấn đề sắp đem ra bàn luận. Nếu bạn là người hay e thẹn hoặc không quen nói chuyện trước đám đông có thể viết ra những giấy những điều cần góp ý trước khi bước chân vào phòng họp

Xem trước nội dung cuộc họp. Xem trước nội dung và các tài liệu tham khảo, đừng chờ đến khi ngồi vào bàn mới bắt đầu nghiên cứu giấy tờ. Nếu không, bạn chẳng những sẽ không có thời gian đóng góp ý kiến mà còn để lại hình ảnh thiếu nghiêm túc trong mắt cấp lãnh đạo. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu người chủ trì cuộc hợp xếp thời gian biểu cho phần trình bày ý kiến của mình để có thêm thời gian chuẩn bị.

Tự đề nghị cuộc họp. Tại sao chỉ có những người quản lý là người đưa ra đề nghị tổ chức các cuộc họp. Bất cứ nhân viên nào cũng có quyền đề nghị các buổi gặp mặt để đánh giá quá trình làm việc hay muốn đóng góp ý tưởng của mình cho những kế hoạch mới. Chủ động đề nghị, bạn sẽ có thêm tự tin và mạnh dạn đưa ra ý kiến trong cuộc họp thậm chí có thể đóng cả vai trò chủ trì.

Tận dụng các phương tiện hỗ trợ minh họa. Nếu bạn không có kinh nghiệm giới thiệu kế hoạch trong cuộc họp thì nhớ đừng bỏ qua tiện ích của những phương tiện hỗ trợ như: bảng, biểu đồ, đèn chiếu… Như thế, bạn sẽ đỡ lúng túng và trình bày những ý tưởng của mình rõ ràng mạch lạc hơn.

Khéo léo cướp “diễn đàn”. Đôi khi chỉ vì lịch sự, chúng ta không dám tranh lời của các đồng nghiệp thích nói dông dài, đành ngao ngán ngồi chờ cho đến cuối giờ. Tại sao chúng ta phải chịu đựng hàng giờ liền để ngồi nghe những ý kiến mang đầy tính huênh hoang và bất tận. Hãy khéo léo cướp lời và tìm cơ hội trình bày quan điểm của mình. Trong hoàn cảnh này, cách cư xử của bạn hoàn toàn không thể xem là một hành động khiếm nhã.

Trình bày lại một lần nữa nếu những ý kiến bạn đưa ra chưa nhận được thông tin phản hồi ngay lập tức. Không khí các cuộc họp nói chung đôi khi hơi thiếu phần sôi động, trong đó nhiều nhân viên thường tham gia cho có mặt.

Chính vì thế, nếu sau khi bạn hoàn tất phần trình bày của mình và mời mọi người góp ý mà vẫn không nhận được sự phản hồi nào bạn càng phải cố gắng khoấy động bầu không khí lên thay vì buông xuôi chấp nhận kết thúc cuộc họp.

Bạn có thể lặp lại phần trình bày của mình một lần nữa, dẫn giải chú thích rõ ràng, hoặc sử dụng những từ ngữ dễ hiểu hơn nhằm giúp mọi người hoàn toàn nắm được ý của bạn để dễ dàng góp ý thảo luận.

Làm tăng giá trị cho các ý kiến của mình. Nếu như mọi người vẫn không đưa ra thông tin phản hồi hoặc tham gia thảo luận về ý tưởng bạn mới đưa ra, lúc này bạn đừng để mình rơi vào cảm giác chán nản hay giận dữ. Bạn vẫn có thể gợi cho các đồng nghiệp quan tâm đến bảng kế hoạch của mình bằng cách cảm ơn sự ủng hộ và tham gia của họ vào cuộc họp.

Nếu bạn muốn ý kiến của mình được đón nhận và lắng nghe thì hãy chuẩn bị và sãn sàng làm để đạt được mục tiêu đề ra. Kết thúc mỗi cuộc hop, hãy tự hỏi mình xem đã hài lòng và đạt được những mục tiêu đã đề ra chưa. Ghi chú lại những đánh giá để chuẩn bị cho cuộc họp kế tiếp.

(Theo Người lao động)

Để trở thành người quản lý giỏi

[dropcap]N[/dropcap]hiều người cho rằng, những người giỏi chuyên món chưa hẳn đã quản lý tốt. Bởi muốn trở thành một người quản lý giỏi, doanh nhân cần biết tự nâng cao năng lực, kỹ năng quản lý của mình. Sau đây là 6 bài học nâng cao kỹ năng quản lý…

Kiểm tra kiến thức bản thân

Theo các chuyên gia phân tích, trước khi khởi nghiệp, mỗi người cần biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình là gì. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần xem lại những gì mình biết và không biết về việc quản lý. Hãy kiểm lại những kinh nghiệm của mình và những người đi trước xem những gì là có lợi và điểm gì phải thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những tính cách tốt và xấu từ những ông chủ cũ và tận dụng kiến thức đó cho mình.

Tìm một người cố vấn dày dạn kinh nghiệm

Bạn có thể tìm ngay trong chỗ làm của mình một người quản lý đã có kinh nghiệm, có uy tín, theo dõi học hỏi họ những thói quen, cách xử thế tốt rồi sau đó vận dụng. Bạn cũng có thể học kinh nghiệm từ những người quản lý giỏi ở nơi khác hoặc khi thân tình hơn có thể nhờ họ cố vấn cho mình.

Học lại – tự đào tạo lại

Đừng bao giờ coi việc học hành của mình đã đủ mà nên thường xuyên học lại. Hiện nay có nhiều tổ chức cung cấp các khóa phát triển kỹ năng quản lý và cũng có nhiều hội thảo xoay quanh vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ những cơ hội để có thể học thêm chúng.

Đọc sách

Ai cũng biết, sách chính là kho tàng vô tận kiến thức của cả thế giới, vì thế bạn cũng có thể tìm hiểu qua sách cách tổ chức quản lý, kỹ năng điều hành… Tất nhiên ta không nên áp dụng một cách máy móc mà cần biết sử dụng nó trong từng tình huống cụ thể, công việc cụ thể hay quá trình cụ thể.

Học cách lắng nghe và hiểu người khác

Bí quyết để thành công trong vai trò lãnh đạo là biết cách giao tiếp và đánh giá chính xác nhân viên của mình. Đó là phần thách thức nhất trong việc quản lý của nhiều nhà chuyên nghiệp khi ở trong tình thế chuyển từ một người bạn sang vị trí điều khiển. Khi thiết lập mối quan hệ với một tập thể mới, điều quan trọng là phải thẳng thắn và trung thực. Ngoài ra, đánh giá thực tế, khả năng làm việc của nhân viên và nói chuyện với họ về chất lượng công việc cũng cần thiết và phải làm thường xuyên, song tránh nặng nề, quy chụp mặc dù bạn vẫn phải luôn yêu cầu họ làm tốt.

Đặt nhân viên của mình lên trên hết

Một người lãnh đạo tốt là người biết cách đào tạo, hỗ trợ và khích lệ nhân viên mình. Nếu bạn không dành thời gian hỗ trợ nhân viên và bảo đảm đáp ứng nhu cầu hợp lý của họ thì họ khó có thể ủng hộ bạn làm tốt mọi việc.

Rich Moore, một chuyên gia cao cấp tại Hiệp hội Quản lý AAMI ở Mỹ, đã nói: “Nhà quản lý hiệu quả nhất là người biết được tài năng của từng đối tượng và dành thời gian để tìm hiểu nhân viên của mình”.

Theo Thế giới phụ nữ.

Những khó khăn của người lãnh đạo

Sự mơ hồ về vai trò

Nếu như bạn không chắc chắn về vai trò mà bạn đang đảm nhiệm, bạn sẽ dễ hoang mang và làm việc kém hiệu quả. Là người lãnh đạo nhóm, bạn cần phải giải thích rõ vai trò của từng cá nhân trong nhóm đối với công việc và cố gắng giải quyết tình trạng mơ hồ về vai trò càng triệt để càng tốt.

Vậy vai trò của bạn là gì?

Có thể ở bạn đã trả qua tình trạng mơ hồ ở các khía cạnh như:

  • Trách nhiệm: không biết rõ trách nhiệm của bạn trong một tình huống nào đó, chẳng hạn được giao phó phụ trách một công việc mà không được hướng dẫn cụ thể.
  • Hiệu quả công việc mong muốn: làm việc với một người không nhất quán về các chuẩn mực đặt ra cho bạn hay phương pháp dùng để đánh giá hiệu quả công việc.
  • Hướng phát triển: không biết rõ bạn sẽ phát triển theo hướng nào từ vị trí hiện tại.

Mâu thuẫn trong vai trò

Khi những gì mà người ta mong đợi bạn ở vai trò này lại đối lập với những gì mà người ta mong đợi bạn ở vai trò khác được xem là mâu thuẫn trong vai trò. Điều này thường mang đến sự lúng túng, khó xử cho bạn vì rất khó dung hòa nhiều cấp độ quyền lực và hành vi, nhất là khi chúng lại xung đột với nhau.

Sự không tương thích trong vai trò

Khi những người khác nhau có những mong đợi khác nhau ở bạn trong cùng một vai trò nào đó thì có sự không tương thích trong vai trò. Ví dụ: các thành viên trong nhóm mong muốn bạn là người cấp trên dễ tính, trong khi cấp trên của bạn thì lại muốn bạn cứng rắn và không khoan nhượng với cấp dưới. Bạn khó có thể thỏa mãn hết tất cả những ý muốn khác nhau, nhất là khi chúng khác biệt quá nhiều.

Sự không tương thích trong vai trò cũng có thể xảy ra khi những tiêu chuẩn và mục đích của riêng bạn không thống nhất với những tiêu chuẩn và mục đích của doanh nghiệp; hoặc hình ảnh mà bạn hình dung về bản thân không trùng hợp với hình ảnh mà người khác nghĩ về bạn.

Hướng giải quyết: Để giảm căng thẳng do sự xung đột hay sự không tương thích trong vai trò gây ra, bạn có thể:
– Luôn tuân theo những quy tắc bạn đặt ra và đừng cho phép mình rơi vào tình trạng thỏa hiệp.
– Phân định rạch ròi thời gian của bạn, ví dụ: sáng là thời gian dành cho công việc, buổi tối và cuối tuần là giải trí.
– Luôn là chính mình – những người khác dần sẽ hiểu họ có thể mong đợi ở bạn điều gì qua chính cách thể hiện của bạn.

Tình trạng “quá tải”

Phải đảm trách quá nhiều vai trò có thể dẫn đến tình trạng quá tải, đây là một dạng thái quá của sự xung đột trong vai trò. Nếu bạn là lãnh đạo nhóm, chắc hẳn bạn đã từng đảm trách nhiều vai trò khác nhau, mà trong đó có những vai trò mâu thuẫn nhau. Bạn có thể:
– Quyết định mức độ ưu tiên, bằng cách đánh giá tầm quan trọng.
– Ủy thác một số vai trò cho người khác.
– Trao đổi với cấp quản lý của bạn về việc giảm bớt một số vai trò trong bản miêu tả công việc của bạn.

Tình trạng “bị thiếu tải”

Ngược lại với việc bị quá tải là bạn cũng có thể rơi vào tình trạng “thiếu tải”. Điều này xảy ra khi một cá nhân cảm thấy rằng thực ra mình có thể đảm nhận nhiều vai trò hơn hoặc một vài vai trò lớn hơn. Việc “thiếu tải” cũng sẽ gây ra tình trạng căng thẳng bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân. Một người sẽ cảm thấy không được tin cậy, không được tôn trọng và đánh giá đúng mức, chán nản và làm việc không hiệu quả khi phải làm những việc mà họ cảm thấy quá thấp so với năng lực của mình.

(Dựa theo Business Edge)